仕事の外段取り

 

【連続投稿56日目】  

 

昨年12月から準備していた仕事が、ようやく一段落しました。 特にGW明けてからは、その業務に多くの時間を割きました。


一方で、他の仕事も当然対応しなければいけません。結果として一定期間に相当量の仕事をする必要があります。


そのような状況で、心がけている対処法があります。


それは、「作業時間を簡略化するために外段取りをおこなう」です。


1時間でやらなければならず、しかしイチから始めると3時間かかる仕事があるとします。

まずはその工数を価値があるものと、付帯作業に分解します。
価値がある仕事が1時間、付帯作業に2時間かかるとしたら、 その2時間は事前に準備をしておきます。


それは、情報を集めておく。資料のテンプレートを整えておく。 エクセルで数字を入れれば完成形がアウトプットされるように計算式を入れておく、 などなど色々と工夫できることはあります。

 

事前に準備をしておけば、限られた1時間は、本当に価値があることしかやらなくてよいことになります。

これが外段取りです。


更に、 外段取りの仕事を改善して工数を減らしていくことで時間が生まれます。


仕事を分解して、外段取り化する。付加価値の高い仕事に注力する。

改善の基本ですが、徹底するとなるとこれがまた難しい…日々改善です。